东莞职业技术学院合同管理暂行办法
第一章 总则
第一条 为规范学院合同(含协议,以下同)管理，防范合同风险,维护学院合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及其他相关法律法规，结合学院实际，制定本办法。
第二条 本办法所称“合同”是指以东莞职业技术学院或东莞职业技术学院授权的所属单位为主体，与其它平等主体的自然人、法人及其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系所订立的书面协议。科研、劳动人事合同由业务职能部门按本办法的基本原则另行制定管理办法。
第三条 合同管理遵循防范风险和责权利相统一的原则。
第四条 合同管理实行统一指导、分类管理、各负其责的制度。
第二章 合同分类与管理
第五条 学校合同按照重要程度和所涉金额大小分为重大合同和一般合同。法律关系复杂、对学校有重要影响（如合作办学、校企合作、国际交流等合同）以及金额在10万元以上（含）的经济合同为重大合同，其他为一般合同。除2万元以下(含)的采购项目，学校订立合同均需采用书面形式。
第六条 重大合同须经合同提出部门、业务归口管理部门、财务处（涉及学校财务收支和资产变动）、审计监察处及法律顾问审核，报学院分管业务的院领导审批后，由学院法定代表人签署意见即可盖章。
第七条 一般合同，须经使用部门、业务归口管理部门、法律顾问、财务处（涉及学校财务收支和资产变动）审核，审计监察处备案，报学院分管业务院领导审批盖章。
第八条 金额2万元(含)以下的项目，如需签订合同，由合同提出部门负责审核、签署，经合同提出部门正职（主持工作的副职）签字后由院办盖章。
第九条 学院对采购（货物、修缮工程、服务）、基建工程、合作办学、校企合作、培训、国际交流、捐赠等合同实行分类管理。各类合同由合同提出部门或业务归口管理部门监管。
第十条 原则上经批准立项和落实资金来源的项目方可签订合同，物资、服务采购项目签订合同前须按照《东莞职业技术学院采购办法（试行）》相关规定执行采购。
第十一条 合同主要内容应包括各方详细名称、合同标的、数量、质量要求、性能参数、期限、价款或酬金、履约地点和方式、售后服务、付款方式、合同变更和解除、违约和违约责任等要素。
第十二条 合同提出部门是指负责签订、履行合同的部门。其主要职责如下：
（一）负责合同谈判、起草、会签、履行等工作。
（二）负责审核合同的真实性、合法性、经济性、可行性及价款的合理性等。
（三）负责合同备案的校内送审工作。
（四）处理合同纠纷。
第十三条 合同业务归口管理部门是指负责合同内容审核、履行监督、项目资料存档等业务的职能管理部门 。其主要职责如下：
（一） 依照各类事物管理的有关办法，结合自身业务情况，制定合同归口管理实施细则及审批流程。
（二）审核项目的可行性、立项程序的完整性、采购程序的合规性。
（三）负责合同的内容是否与招标文件或谈判内容一致，合同要素是否完备，包括合同相对方的名称、住所地、合同档的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约和违约责任等。
（四）审查合同内容是否真实、是否符合法律、法规及学校相关规定。
（五）负责合同文本及有关技术资料、图表等的归档工作。
(六) 监督检查合同审批履行情况并协调处理合同纠纷。
第十四条 财务处是合同的资金监管部门，负责合同资金计划、金额、结算、收付款方式等的审核。
第十五条 审计监察处是合同的综合监管部门，负责审核合同签订相关资料是否齐全，是否符合学院相关规定；监督合同的签订、履行、管理情况。
第十六条 法律顾问负责审核合同的合法性，提供法律意见，并协助解决合同履行中遇到的法律问题。
第三章 合同审签程序
第十七条 采购（货物、修缮工程、服务）、基建工程合同提出部门应在中标通知书发出之日起一个月内，按照中标人投标文件或谈判文件的约定，完成合同签订。
第十八条 合同审签原则上应采取网上审签的方式，如确实无法进行网上审签的，可以进行书面审签。
1.一般合同审签程序
（一） 合同提出部门经办人组织上传经济合同及相关配套材料，填写标题，注明合同签批条件和理由，并提出审核意见，完成后发送给经办人所属部门负责人。
（二） 经办人所属部门负责人审核。
（三） 经办人同时将合同发送给归口管理部门、财务处、法律顾问审核，并发送审计监察处备案。
（四） 分管业务副院长审批。
2.重大合同的审签程序
（一） 合同提出部门经办人组织上传经济合同及相关配套材料，填写标题,注明合同签批条件和理由,并提出审核意见，完成后发送给经办人所属部门负责人。
（二） 经办人所属部门负责人审核。
（三） 经办人同时将合同发送给归口管理部门、法律顾问、财务处、审计监察处审核。
（四） 分管业务副院长审批。
（五） 院长审签。
在上述审签环节，任何一个环节的审核不通过的，经办部门需要对合同条款按审核人的意见进行修改，并重新办理审签手续。
属于招投标项目的，须附招标文件、谈判纪要、中标通知书或招标会议纪要,投标文件备查,非招标项目,需提供有关请示和批复。
网上审签所产生的《合同审签表格》原件或者书面审签《东莞职业技术学院经济合同审签表》及招标文件和合同归档。
第四章 合同履行与变更
第十九条 合同依法签订后,即具有法律效力,应当严格按照合同约定全面履行。如需变更、解除、续签合同与签订补充协议，按以下审批程序进行。
（一）变更、解除、续签合同与签订补充协议必须采取书面形式，解除、续签合同按原合同订立的审批程序进行审核批准，变更与签订补充协议须报送分管院领导审批，涉及增加经费的，还须先报送财务处审核。
（二）变更、解除、续签合同与签订补充协议时，应提交合同对方单位申请或同意变更、解除、续签合同与签订补充协议的书面材料，合同提出部门填写变更、解除、续签合同与签订补充协议审批表，详述变更、解除、续签合同与签订补充协议的理由。
（三）合同履行中，如增加采购与合同标的相同货物、工程或服务的，在增加标的金额不得超过原合同金额的10%。
（四）变更、解除、续签合同与签订补充协议等材料须报审计监察处备案。
第五章 合同的登记备案、执行和报告
第二十条 合同审核完成，由合同经办人打印最终生成的合同审签表格连同合同及相关附件，并加盖东莞职业技术学院公章、留存合同复印件，正式合同提交合同相对方和使用单位，并按规定送财务处、审计监察处备案。
第二十一条 各合同归口管理部门要做好留存合同的登记和编号，建立相应的信息库以备查询。
第二十二条 财务处按学院财务审批权限和合同规定的付款进度支付款项。
第二十三条 每自然年度末，由审计监察处、各归口管理部门汇总合同签署及执行情况，向院长办公会和院长报告，并按学院有关院务公开的规定，报告有关内容。
第二十四条 所有合同由合同提出部门在次年1月30日以前，将所有合同文档整理好后以部门为单位送至学院档案室归档。
第六章 合同纠纷与责任追究
第二十五条 合同应在事项实施之前签订,事后补签的,需经有相关审批权限的分管院领导审批。
第二十六条 合同在履行过程中发生纠纷，由合同提出部门负责具体处理，必要时可向审计监察处或法律顾问申请协助处理。对于仲裁、诉讼的合同纠纷,合同提出部门应及时向分管院领导汇报。
第二十七条 学院合同管理相关人员中有下列情形之一的，学院视其情节轻重追究责任人行政责任和经济责任；触犯刑法的，移交司法机关处理：
（一）私自以单位或学院名义订立合同的。
（二）单位和个人在签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私，损害学院利益的。
（三）单位和个人在处理合同纠纷时消极应对或未及时按要求汇报，给学院造成损失的。
第七章 附 则
第二十八条 本办法中未尽事宜，依据法律法规和学院规章制度执行。
第二十九条 本办法的解释权属于学院审计监察处。
第三十条 本办法自发布之日起试行。
